Pengertian Dan Macam-Macam Surat

Dalam berkomunikasi, manusia saling memberikan informasi. Pemberian informasi oleh manusia dilakukan dengan dua cara, yaitu secara lisan maupun tulisan. Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi informasi saling berhadapan baik langsung maupun tidak langsung. Proses komunikasi tersebut dapat dilakukan dengan cara berbicara melalui telepon, radio, televisi, dan sebagainya. Namun jika tidak dapat berhadapan komunikasi dapat dilakukan melalui surat.

Definisi surat menurut :

1. PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL : Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
2. ENUNG NURAENI : Surat adalah jenis komunikasi tulisan antara seseorang atau lembaga dengan orang atau lembaga lainnya.
3. DIANA NABABAB : Surat merupakan alat komunikasi yang disajikan secara tertulis. Surat harus disajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung memberikan gambaran tentang pribadi pengirimnya.

Jadi surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi atau organisasi). Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainnya.

Dengan demikian, sebuah surat memiliki fungsi di antaranya, sebagai alat komunikasi, wakil penulis, pedoman kerja, bukti historis, dan bukti tertulis, serta alat pengingat.

Macam-macam surat

Berdasarkan pemakaiannya surat dibagi atas tiga jenis, yaitu :

1.  Surat Pribadi

Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang dibuat/dikirim oleh seseorang sebagai pribadi, baik kepada perorangan yang tidak bersifat kedinasan, maupun kepada organisasi/lembaga. Surat pribadi tidak memiliki format penulisan yang baku sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan penulis surat. Ditinjau dari sifatnya surat pribadi terdiri dari :

• Surat pribadi yang ditujukan kepada perseorangan atau keluarga. Contoh: surat kepada teman, orang tua, kerabat.
• Surat pribadi yang ditujukan kepada instansi/lembaga. Contoh: surat izin tidak masuk karena sakit, surat lamaran kerja.

Ciri-ciri surat pribadi yaitu :

a) Tidak menggunakan kop surat

b) Tidak ada nomor surat

c) Salam pembuka dan penutup bervariasi

d) Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis

e) Format surat bebas

2.  Surat Dinas/Resmi

Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan/kegiatan dinas sebuah instansi pemerintah. Pada umumnya, surat ini menggunakan bahasa yang baku/resmi dan mencantumkan kop/kepala surat.

Ciri-ciri surat resmi, seperti berikut :

a) Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

b) Ada nomor surat, lampiran, dan perihal

c) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim

d) Penggunaan ragam bahasa resmi

e) Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi

f) Ada aturan format baku

3.  Surat Dagang/Niaga

Surat dagang/niaga adalah surat-surat yang dipergunakan oleh orang-orang atau badan-badan serta perusahaan-perusahaan yang menyelenggarakan usaha dengan tujuan mencari laba. Sama halnya dengan surat dinas/resmi, surat ini juga menggunakan bahasa yang baku/resmi dan mencantumkan kop/kepala surat.

Usaha-usaha dapat meliputi perdagangan-perdagangan, perindustrian atau usaha lainnya seperti perusahaan jasa angkutan, perbankan, asuransi dan lain-lain.

Dalam dunia usaha, surat niaga memegang peranan yang sangat penting, sebab hampir sebagian besar berkomunikasi dengan pihak luar ataupun relasi banyak dilakukan dengan surat menyurat. 

Adapun yang termasuk surat-surat niaga adalah sebagai berikut:

a) Surat Perkenalan 

b) Surat Permintaan Penawaran 

c) Surat Penawaran 

d) Surat Pesanan & Balasannya 

e) Surat Tuntutan/Klaim 

f) Surat Tagihan 

Photo credit by : Amy Kathryn Taylor @flickr.com